12 Tipps für einfache digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen

Denn spätestens das Jahr 2020 lehrt auch den letzten Verweigerern, dass niemand um Digitalisierung herumkommt.

 

Wir bei FALKEmedia setzen in unserem Unternehmen und in der Beratung unserer Kunden seit jeher auf digitale Abläufe. Spätestens die Corona-Krise macht klar, dass jede Branche davon profitieren kann, wenn die richtigen Werkzeuge eingesetzt werden.

Mann mit Laptop und Smartphone in Bahnhof

Digitalisierung soll uns das Leben leichter machen. Etwa, um einfach und zuverlässig von Unterwegs auf unsere Daten zugreifen zu können.

Wie hilft Digitalisierung meinem Unternehmen?

Grundsätzlich geht es immer darum, dass wir uns die Arbeit erleichtern und Abläufe angenehmer bzw. weniger fehleranfällig gestalten.

Seit unseren ersten Schritten im Jahr 2008 haben wir viele digitale Werkzeuge eingesetzt (und uns auch von vielen wieder verabschiedet). Zu diesem Know-how kommt das Wissen über Spezial-Software aus unterschiedlichsten Branchen, in denen unsere Kunden tätig sind.

Das alles lässt sich nicht in Worte fassen, aber die folgenden Bereiche sollten in so gut wie jedem Unternehmen zu finden sein.

Matthias Wagner vor FALKEmedia-Hintergrund

Matthias Wagner ist unser Fachmann für Fragen rund um Digitalisierung. Foto: Gerald Prüller / Moststraße

Vielleicht verfügen Sie auch schon über einzelne Lösungen, die zwar in sich super funktionieren, aber der Datenaustausch fehlt oder lässt zu Wünschen übrig? Die meisten modernen Systeme bieten API-Schnittstellen an, mit denen eigene Funktionen oder die Kommunikation zwischen Programmen nachgerüstet werden können.

 

Das klingt gut? Wir freuen uns auf das persönliche Gespräch mit Ihnen.

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CRM-System

Customer-Relationship-Management ist ein anderer Begriff für Ihre “Kundendatei”. Im besten Fall hilft Ihnen eine Software nicht nur bei der Verwaltung Ihrer Adressen, sondern bietet auch Hilfestellung im Vertrieb oder die Abwicklung von Angebotslegung und Fakturierung. Wir können die Arbeit mit der österreichischen Software falcana.SALES empfehlen. Ihre Vorteile:

  • Zentral abgelegte und gewartete Kundendaten, die von überall aus zugänglich sind
  • Möglichst viele Infos und Prozesse in nur einem Programm
  • Auch die DSGVO-Richtlinien setzen Sie damit leichter um :)

 

Projektmanagement und Terminplanung

Egal ob Sie im Projektgeschäft für Ihre Kunden tätig sind oder die interne Entwicklung Ihrer Produkte und Leistungen in Angriff nehmen. Wenn Sie nicht aufpassen, sind schnell alle Informationen in unzähligen Excel-Dateien verstreut und unauffindbar. Folgende Werkzeuge können Ihnen dabei helfen und sind auf allen digitalen Geräten immer mit dabei:

  • Notizen und Projektpläne in modernen Online-Tools wie z.B. Trello, Notion oder Evernote hinterlegen
  • Terminfindung mit Doodle nutzen
  • Digitale Kalender über alle Geräte hinweg synchronisieren, z.B. per Office365
  • Projektzeiterfassung mit Toggl und Arbeitszeitaufzeichnung Ihrer Mitarbeiter/innen in dieZeiterfassung

 

Kommunikation im Team

Teams bestehen aus Menschen, und Menschen kommunizieren – nicht nur berufliche, sondern auch private Inhalte. Besonders im digitalen Zeitalter können Sie Ihren Mitarbeiter/innen das auch gar nicht verbieten. Stellen Sie stattdessem moderne Kommunikationslösungen zur Verfügung, um den konstruktiven Austausch zu fördern. Denn meistens geht es dann ja doch um die Arbeit.

  • Sagen Sie internen E-Mails den Kampf an, indem sie auf Team-Messenger wie z.B. Slack für den Austausch zur Arbeit und Projekten setzen. Glauben Sie uns: Es wird einfacher und übersichtlicher.
  • Wenn Ihre Mitarbeiter/innen an unterschiedlichen Standorten tätig sind oder im Home-Office arbeiten, eignen sich auch Videokonferenz-Tools wie zoom oder Jitsi hervorragend für regelmäßige Meetings.
  • Stellen Sie für den informellen Austausch eine Messenger-Gruppe zusammen. Es muss nicht immer WhatsApp sein: Aus Datenschutz-Sicht können wir Signal empfehlen. Das stärkt den Zusammenhalt auch außerhalb der Arbeitszeit.

 

Dateiaustausch

Die guten alten Dateien unserer PC-Systeme haben auch noch nicht ausgedient. Damit keine wichtigen Daten nur auf einzelnen Geräten herumliegen, sollten Sie immer darauf achten, diese entweder auf einem sicheren zentralen Server abzulegen oder per Cloud-Services synchronisiert zu halten.

  • Hier sollten sie definitiv Hilfe von den Experten der IT-Unternehmen Ihres Vertrauens dazuholen (Empfehlungen finden Sie etwas weiter unten).
  • Wir verwenden neben unserem Serversystem auch Dropbox und Resilio Sync, um gewisse Daten auch Offline auf allen Geräten verfügbar zu haben.

 

Online Wissen aneignen

Seit Jahren boomt die Branche rund um Video-Kurse zu unterschiedlichsten Themen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können Ihre Einheiten konsumieren, wann und wo Sie wollen und kommen ohne Wartezeit sofort zum gewünschten Angebot. Probieren Sie es aus – Sie werden überrascht sein, was Sie alles an Themen online finden!

  • Besonders in Themen rund um Marketing, Digitalisierung, IT finden Sie auf Udemy ein sehr umfangreiches Kursangebot
  • Viele Einsteiger-Tipps sind auch in kostenlosen Tutorials auf YouTube zu finden. Derzeit übrigens sehr beliebt: “Selber Haare schneiden” :D
  • Das FALKEmedia-Seminarangebot steht derzeit zwar noch nicht on-demand zur Verfügung, aber wir bieten alle unsere Workshops natürlich auch per Videokonferenz an!

 

IT-Sicherheit & Datenschutz

Bei allen Möglichkeiten und Tools vergessen Sie bitte nicht, dass Sie als Unternehmen mit persönlichen und teils sensiblen Daten Ihrer Kunden umgehen. Prüfen Sie die Software vorab auf Datenschutz-Verträglichkeit und denken Sie immer an Backups. Der Zugriff auf Daten aus der Ferne oder aus dem Home-Office sollte nur über eine gesicherte VPN-Verbindung erfolgen. Wir arbeiten mit folgenden regionalen IT-Unternehmen, die wir auch immer wieder gerne unseren Kunden empfehlen:

Step by Step. Auch die beste Lösung bringt nur einen Mehrwert, wenn sie sich gut in den Arbeitsprozess einfügt und jede/r im Unternehmen weiß, wozu sie gut sein soll.Matthias Wagner über die Einführung neuer Prozesse

 

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