Schritt für Schritt zur Erfüllung der DSGVO bei Website und Newsletter

Hier finden Sie Tipps zur Vorbereitung und Umsetzung sowie hilfreiche Links, um mit Ihren Online-Marketing-Kanälen DSGVO-fit zu werden.

Starten Sie jetzt mit der Umsetzung der DSGVO

Was erwartet Sie in diesem Beitrag?

Eines gleich vorweg: Sie werden nirgends eine „Vorlage“ finden, wie Sie die DSGVO in Ihrem Betrieb umsetzen können. Jedes Unternehmen hat einen anderen Zugang zur Datenverarbeitung, den es konform zur neuen Richtlinie zu gestalten und zu dokumentieren gilt. Natürlich können wir auch keine Garantie auf Richtigkeit/Vollständigkeit geben, wie das bei rechtlichen Angelegenheiten nun mal so ist…

Stattdessen zeigen wir Ihnen hier ein paar Themen auf, die Sie als Betreiber einer Website bzw. eines Webshops oder beim Versenden von E-Mails an Ihre Kunden und Interessenten höchstwahrscheinlich beachten müssen.

Zu allen Themen, die angeschnitten werden, finden Sie im Text weiterführende Links.

 

DSGVO? Was war das nochmal?

Die neue Datenschutzgrundverordnung wurde auf EU-Ebene beschlossen und gilt ab 25. Mai 2018 in allen Mitgliedsstaaten. Ziel ist es, dass eine sowohl für Privatpersonen als auch Unternehmen verträgliche Lösung zum sicheren und bewussten Umgang mit persönlichen Daten (Namen, Geburtsdaten, IP-Adressen, Interessen für Newsletter, uvm.) umgesetzt wird.

 

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Trifft mich das?

JA. Jedes Unternehmen, in dem persönliche Daten gesammelt/verarbeitet werden, muss sich an die DSGVO halten. Wenn Sie ein Verzeichnis über Ihre Kunden oder Mitarbeiter führen, reicht das bereits. Am besten lesen Sie sich die FAQ der Wirtschaftskammer zum Thema „Bin ich von der EU-Datenschutz-Grundverordnung betroffen?“ durch.

Um ein bisschen mehr zur Materie zu erfahren, empfehlen wir die FAQ zum Thema „Einstieg in die EU-Datenschutz-Grundverordnung“, ebenfalls von der WKO aufbereitet.

 

Was muss ich jetzt machen?

Der wichtigste Teil ist wohl das Anlegen und laufende Aktualisieren des Datenverarbeitungsverzeichnisses.

Einen Überblick über alle Vorbereitungen und Schritte in der Umsetzung liefert die Checkliste der WKO zur DSGVO.

Wir zeigen Ihnen hier die häufigsten Punkte auf, die es bei Online-Marketing-Kanälen zu beachten gibt.

 

 

Haben Sie keine Angst vor der DSGVO. Nehmen Sie sich ein paar Tage dafür heraus und nutzen Sie das Beratungsangebot der WKO, dann können Sie die wichtigsten Punkte erfüllen.Matthias Wagner, Geschäftsführer FALKEmedia

Muss ich bei Website/Newsletter was ändern?

Höchstwahrscheinlich. Hier finden Sie kurz und bündig die häufigsten Fälle. Auch diese Daten dürfen übrigens im allgemeinen Verarbeitungsverzeichnis nicht fehlen:

  • Datenschutzerklärung
    Ihre Website sollte unbedingt eine umfassende und vollständige Erklärung beinhalten, in der Sie darauf hinweisen, welche Daten gesammelt und verarbeitet werden. Hier können Sie auch auf Ihre Vorgehensweise abseits der Website hinweisen.
  • (Kontakt-)Formulare
    Egal, ob es sich um einfache Formulare oder Shop-Bestellungen handelt: Wenn Sie mit Formularen Daten Ihrer Besucher abfragen, müssen diese DSGVO-konform gestaltet sein und verarbeitet werden (keine vorausgewählten Einwilligungen; keine Daten verlangen, die nicht für den Geschäftsfall notwendig sind; klare Offenlegung wo/wie bzw. wie lange die Daten gespeichert werden und wofür sie verwendet werden; …)
  • Google Analytics, Facebook Pixel und Cookies im Allgemeinen
    Auch der Einsatz dieser gängigen Methoden zur Erfassung von Daten über die Website-Besucher bzw. zum Remarketing muss in der Datenschutzerklärung der Website vorhanden sein und entsprechende Opt-Out Möglichkeiten angeboten werden.
    Hier finden Sie Details zu diesen Themen
  • Newsletter und MailChimp
    Wie schon bisher müssen sich Ihre Besucher ausdrücklich für den Newsletter anmelden und sich jederzeit wieder abmelden können. Das darf keine Notwendigkeit z.B. für den Kauf von Waren im Webshop sein.
    Wenn Sie Ihre Newsletterempfänger mit einer US-Software wie MailChimp verwalten bzw. die Mails darüber aussenden, müssen Sie sich auch bewusst sein, dass die Daten auf US-Servern gespeichert werden und dies im Verarbeitungsverzeichnis entsprechend anführen.
    MailChimp hat sich wie die meisten anderen großen Anbieter dem Privacy-Shield unterworfen, womit sie sich der Datenverarbeitung lt. EU-Gesetz verpflichten. Damit scheint auch die weitere Nutzung von MailChimp bis auf weiteres gesichert. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann auf europäische Anbieter umsteigen, wie z.B. „sendinblue“ oder „newsletter2go

Zur umfangreichen Checkliste zu allen Themen rund um Website/Webshop der WKO

HILFE!

Ihnen ist das alles zu viel und Sie kennen sich bei den ganzen Begriffen nicht aus?

  1. Nehmen Sie am gratis Basis-Workshop vom WIFI teil. Hier erhalten Sie auch einen Förder-Gutschein für individuelle Beratung.
  2. Mit diesem Basiswissen können Sie die Materialien der WKO schon besser verstehen und vielleicht sogar eigenständig die DSGVO in Ihrem Betrieb erfüllen.
  3. Entweder als Unterstützung zur Umsetzung oder zur Validierung Ihrer eigenen Umsetzung können Sie auf den Expertenpool der Wirtschaftskammer zurückgreifen. Im Bezirk Amstetten können wir die Firma IMC mit Berater Thomas Knapp empfehlen.

Wer macht mir das mit der Website?

Sobald Sie die konkreten Änderungen für Ihre Website, Ihr Newsletter-Tool usw. erarbeitet haben, sind wir natürlich, wie gewohnt, als Partner in der Umsetzung für Sie da. Bitte beachten Sie, dass wir bei diesem Thema keine verbindlichen Rechtsauskünfte geben können.

Geben Sie uns Ihre Anforderungen bekannt, und wir machen Ihnen gerne ein Angebot zur Umsetzung.

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